Strategische benadering opzet Rondetafels
Risico’s voor het lokale bestuur zijn de laatste jaren aanzienlijk toegenomen. Oorzaken zijn te vinden in veranderende wet- en regelgeving; toename van het aantal complexe projecten en een steeds kritischer houding van het rijk, burgers en andere belanghebbenden. Deze risico’s kunnen consequenties hebben voor de financiële positie van de gemeente, maar ook op het imago van de overheid.
Sterk uitvergroot komt de toename van deze risico’s het meest naar voren bij calamiteiten. De treinramp in Pécrot, de gasramp in Ghislengien, de vuurwerkramp in Enschede, de Switelbrand in Antwerpen, de instorting van een oud huis in Bergen, de overstromingen de laatste jaren, het zijn voorbeelden van gebeurtenissen die een grote impact hebben gehad en nog steeds hebben op het bij de burgers levende beeld over de (lokale) overheid.
Gevolg van deze calamiteiten waren dikke rapporten, aanscherping van wet- en regelgeving en een nog kritischer houding van de omgeving van de lokale overheid.
Met andere woorden de actualiteit van risico’s wordt steeds groter.
Je zou kunnen denken dat elke gemeente actief bezig is met risicomanagement.
Dat is echter nog niet het geval. Tot op dit moment zijn een beperkt aantal gemeenten actief doende risicomanagement op te pakken (vanuit strategisch inzicht naar tactisch operationeel handelen). Een groep gemeenten heeft risicomanagement opgepakt vanuit de dwingende verplichting van het rijk bij de begroting een paragraaf weerstandsvermogen op te stellen. Sommige gemeenten zijn ook daar nog niet aan toe.
Het algemene beeld is dat gemeenten – uitzonderingen daargelaten – risicomanagement gefragmenteerd oppakken. In de meeste gevallen omdat vanuit de wet een verplichting bestaat om op dit vlak in actie te komen. Naast de hiervoor genoemde paragraaf weerstandsvermogen kan hierbij worden gedacht aan het in kaart brengen van risico’s op het terrein van rampenbestrijding, nood- en interventieplanning,etc.
Juist door deze opgelegde risicoanalyses is er geen concernoverstijgend beeld van het risicoprofiel van de gemeente, waardoor nog steeds het gevaar bestaat dat gemeenten teveel geld uitgeven aan verkeerde risico’s.
In de eerste plaats is het van groot belang voor de publieke zaak om het bewustzijn onder (lokale) bestuurders en gemeentesecretarissen dat risicomanagement kan bijdragen tot:
• Het verbeteren van de kwaliteit van besluitvorming (op basis van adequate informatie);
• Het verminderen van risico’s voor bestuurders (wat moest ik weten, wat had ik kunnen weten);
• Het beschermen van de bedrijfsvoering binnen een gemeente;
• Het voorkomen en beheersbaar maken van calamiteiten;
• Het generen van een onderbouwing van het bepalen van de omvang van het weerstandsvermogen (voorgeschreven in de nieuwe comptabiliteitsvoorschriften);
• Het beschermen van het imago van een gemeente;
• Het garanderen en/of vergroten van de verzekerbaarheid van een gemeente.
PRIMO Vlaanderen legt zich erop toe om het bewustzijn van de mogelijkheden die risicomanagement biedt om de kwaliteit van het lokaal openbaar bestuur te verbeteren te vergroten, kennis over dit onderwerp te ontsluiten, informatie uit te wisselen en medewerkers goed op te leiden en te scholen.
Bij het realiseren van deze doelstelling vindt PRIMO Vlaanderen het belangrijk om samen met partners die diensten verlenen op (onder andere) dit terrein te komen tot een samenhangende aanpak om het bewustzijn van mogelijkheden die risicomanagement biedt en de vertaling van dit bewustzijn naar praktisch handelen.
Een van de werkvormen is het organiseren van ronde tafelbijeenkomsten waarin één van de partners in nauwe samenwerking met PRIMO een onderwerp voorbereid voor een geselecteerde groep managers en medewerkers van organisaties die met risico’s in het publiek domein te maken hebben. Gelet op het verschil in ontwikkelingen van de publieke organisaties is het nodig ook een strategische insteek te kiezen bij het organiseren van ronde tafelconferenties.
Zoals al eerder opgemerkt is bij de ene organisatie het bewustzijn wel aanwezig en bij de andere nog niet (voldoende). Daar waar het bewustzijn al bestaat heeft het meerwaarde om wat dieper op de materie in te gaan. PRIMO beoogt het ‘delen’ sterk te bevorderen, zodat van elkaar kan worden geleerd: bevorderen bewustzijn, vergroten inzicht in wat een risicobenadering kan opleveren, het laten zien welke waarde risicomanagement als instrument voor de organisatie kan hebben en hoe het instrument kan worden toegepast. Daarom dient vooraf duidelijk te zijn voor welke doelgroep een ronde tafelbijeenkomst wordt georganiseerd.
PRIMO kiest ervoor de onderwerpen in samenspraak met de partners te kiezen. Zij hebben allemaal één ding gemeen: het zijn onderwerpen die op de strategische van de managementteams staan of binnen afzienbare tijd zullen komen.
De resultaten van elke rondetafel worden teruggekoppeld naar alle gemeenten, provincies en waterschappen, alsmede overige organisaties die lid zijn van PRIMO dan wel in de rondetafels hebben geparticipeerd.
